Dokumentenechtheit: Definition, Kriterien + entsprechende Schreibware
Die Unterschrift unter einen Vertrag oder Antrag setzen, Urkunden ausfüllen – fast jeder hat so etwas schon einmal machen müssen. Nicht nur beim Unterschreiben, sondern schon beim Aufsetzen wichtiger Dokumente im juristischen oder amtlichen Bereich, aber auch in Medizin und Pharmakologie ist es ungemein wichtig, dass Schriftstücke beständig sind und nicht verfälscht werden können.
In all diesen Fällen müssen daher dokumentenechte Schreib- und Druckmedien zum Einsatz kommen. Wie Sie diese finden und kaufen, worauf Sie achten müssen und was Dokumentenechtheit überhaupt definiert, erfahren Sie hier.
Inhaltsverzeichnis
Das wichtigste in 30 Sekunden
- Nicht jeder Stift oder Drucker ist dokumentenecht.
- Dokumentenechtheit bedeutet, dass ein Schreibmedium bestimmte Kriterien erfüllen muss.
- Diese Kriterien sind in der Norm ISO 12757-2 festgelegt.
- Wichtig sind vor allem Beständigkeit und Unverfälschbarkeit.
- Dokumentenechtheit ist in Berufsfeldern wichtig, wo mit Schriftstücken Rechtssicherheit verbunden ist, etwa Jura und Medizin bzw. Pharmakologie, aber auch im Beamtentum.
- Neben der Dokumentenechtheit des Schreibmediums ist auch die Archivfähigkeit des Papiers wichtig.
Dokumentenechte Stifte und Druckmedien finden
Jeder braucht hin und wieder ein dokumentenechtes Schreibmedium. Doch welche Kriterien muss dies erfüllen und wie findet man es?
Definition: Was bedeutet dokumentenecht?
Dokumentenechtheit bedeutet ganz vordergründig, dass der von einem Schreibgerät erzeugte Schriftzug nicht verfälscht oder entfernt werden kann, ohne dass dies klar erkennbare Spuren hinterlässt. Dokumentenechtheit schließt aber auch Beständigkeit gegen natürliche äußere Einflüsse wie Licht und Feuchtigkeit ein.
Nur mit dokumentenechten Schreibmedien geschriebene Schriftstücke können rechtlich bindend sein, weil sonst eben eine Verfälschung möglich wäre. Die exakten Kriterien, die ein Schreibmedium erfüllen muss, um als dokumentenecht zu gelten, legt die Norm ISO 12757-2 fest.
Kriterien für dokumentenechte Tinte
Laut Norm ISO 12757-2 darf ein Schriftzug, der als dokumentenecht gelten soll, nicht radierbar oder durch chemische Lösungsmittel entfernbar sein. Auch gegen andere Methoden einer spurlosen oder nahezu spurlosen Entfernung muss der entstandene Schriftzug resistent sein. Tinte muss zudem schnell trocknen, darf also nicht verwischen.
Wasser und Sonnenlicht muss die Schrift zumindest bis zu einem gewissen Grad aushalten, sie darf nicht verlaufen oder ausbleichen. Dabei legt Norm ISO 12757-2 etwa auch fest, bei welcher Sonneneinstrahlung die Schrift wie stark verblassen darf.
Die Kriterien noch einmal im Überblick:
- keine Radierbarkeit
- chemische Beständigkeit
- keine spurlose Entfernbarkeit
- Wischbeständigkeit
- Wasserfestigkeit
- Lichtechtheit
Grundsätzlich kann man nicht vom Typ der Schreibgeräte automatisch auf Dokumentenechtheit schließen und muss im Zweifelsfall immer auf die Norm ISO 12757-2 und das Prädikat „dokumentenecht“ achten.
Einzig ein Schreibmedium kann man kategorisch von der Dokumentenechtheit ausschließen und das ist Grafit. Bleistifte sind also – wenig überraschend – nicht dokumentenecht. Dafür erfüllen jedoch alle nicht wasserlöslichen Wachsmalstifte die Dokumentenechtheit.
Fast immer dokumentenecht sind Kugelschreiber und Fineliner und ähnliche Tintenschreiber. Wer sichergehen will, sollte zu einem Kopierstift greifen.
Füllfederhalter sind elegante und edle Schreibgeräte, doch die allermeisten Tinten – ganz besonders das beliebte Königsblau – sind nicht dokumentenecht. Zwar gibt es Eisengallustinte, die als dokumentenecht gilt, doch kann diese das Schreibgerät durch Ausfällungen und Ablagerungen beschädigen und sollte deshalb nur mit Eintauchfedern verwendet werden. Eine Alternative bilden Tinten mit Nanopartikeln als Farbstoff.
Drucker mit Toner, etwa Laserdrucker und die meisten Kopierer drucken dokumentenecht, wobei man diese Schriftstücke nicht in handelsüblichen Klarsichthüllen aufbewahren sollte, da Lösungsmitteln und Weichmacher im Weich-PVC ausdünsten und zu Abfärbungen führen können. Bei Tintenstrahldruckern muss man hingegen mal wieder genauer hinsehen, ob die Tintenpatronen dokumentenechte Tinte enthalten.
Bei Schreibmaschinen sind die standardmäßig verwendeten Carbonbänder nicht dokumentenecht, anders als textile Tintenfarbbänder, die auch in Nadeldruckern, Typenraddruckern und Rechenmaschinen verwendet werden.
Thermodruckpapier, wie es etwa für Kassenbons verwendet wird, ist nicht dokumentenecht. Bei Stempeln kommt es wieder auf die Tinte an, die jedoch bei den meisten Bürostempeln in Europa die nötigen Kriterien erfüllt.
Für wen sind dokumentenechte Stifte bzw. Tinte relevant?
Im Grunde muss man sich nur die Frage stellen, bei welchen Schriftstücken und Dokumenten es wichtig ist, dass sie nicht abgeändert werden können. Das gilt vor allem für Verträge, Urkunden, Testamente, Rezepte, Anträge und vergleichbare Dokumente.
Eine Unterschrift unter ein solches Schriftstück muss ein jeder mit einem dokumentenechten Stift setzen. Deshalb sollte man zumindest einen einfachen dokumentenechten Kugelschreiber sein Eigen nennen.
Drucker und natürlich auch Stifte mit Dokumententinte benötigt etwa ein Notar, der beglaubigte Schriftstücke aufsetzen und unterschreiben muss. Aber auch andere juristische Berufe müssen dokumentenechte Schreibmedien verwenden.
Hinzukommen etwa Ämter und deren Sachbearbeiter, gesetzliche Betreuer und andere Personen, die rechtsverbindliche Schriftstücke aufsetzen, genehmigen oder unterzeichnen. Ähnlich sieht es bei von anderen staatlichen Institutionen wie etwa Hochschulen ausgegebenen Dokumenten aus, – beispielsweise Diplomen oder Promotionsurkunden.
Ein weiteres Berufsfeld bilden Medizin und Pharmazie, denn ärztliche Atteste und vor allem Rezepte müssen fälschungssicher und somit dokumentenecht sein. Hier geht es schließlich nicht „nur“ um Geld, sondern mitunter um Menschenleben, wenn zum Beispiel Dosierungen von Medikamenten – und sei es nur durch äußere Einflüsse – unleserlich werden.
Dokumentenechte Stifte und Kugelschreiber kaufen
Wer wirklich sichergehen will, dass er einen dokumentenechten Stift kauft, muss auf die Norm ISO 12757-2 achten. Nun steht die bei Kugelschreibern oder Füllfederhaltern aber gewiss nicht auf dem Stift, und das nicht nur, weil es die Optik des Stifts ruiniert.
Das Entscheidende ist nämlich nicht der Stift, der bei Kugelschreibern und Füllern nur das Werkzeug, die Hülle darstellt, sondern die Schreibflüssigkeit. Die ISO-Norm 12757-2 muss also nicht auf dem Kugelschreiber, sondern dessen Mine stehen. Man kann folglich eine passende dokumentenechte Mine in einen Kugelschreiber tun, dessen Mine beim Kauf keine Dokumentenechtheit garantiert hat.
Bei Füllfederhaltern steht die ISO-Norm 12757-2 entsprechend auf Tintenfass oder Patrone, wobei bei Tinten Vorsicht geboten ist: Die meisten handelsüblichen Tinten sind keine Urkundentinten und Eisengallustinte verstopft und beschädigt durch Ausfällungen und Ablagerungen das Tintenleitsystem und hindert den Tintenfluss nachhaltig. Will man also Dokumente mit einem Füllfederhalter unterzeichnen, muss man zu Tinten mit Nanopartikeln als Farbstoff greifen.
Kopierstifte sind immer dokumentenecht und drücken die Unterschrift nicht nur auf ein aufgelegtes Blatt durch, sondern sind auch extrem witterungsbeständig, weshalb sie sogar vom Militär im Fronteinsatz genutzt werden.
Bei Tintenschreibern wie Finelinern steht die ISO-Norm für gewöhnlich auf dem Schaft.
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FAQ zur Dokumentenechtheit
Zum Abschluss noch ein paar vielleicht offene Fragen, die gegebenenfalls der Klärung bedürfen:
Dokumentenechtheit bei Druckern, was ist zu beachten?
Anders als bei Stiften passt in jedes Druckermodell für gewöhnlich nur eine Sorte Druckerpatronen je Farbe, weshalb man schon beim Kauf des Druckers auf die Dokumentenechtheit der Druckerpatronen bzw. Toner achten muss.
Laserdrucker und Kopierer arbeiten mit Tonern, die zumindest bei Schwarz stets dokumentenecht sind. Rot und Gelb sind unter Umständen nicht lichtecht. Im Zweifelsfall sollte man einen monochromen, also rein Schwarz druckenden Drucker verwenden.
Bei Tintenstrahldruckern ist hingegen Vorsicht geboren, denn deren Druckflüssigkeit ist meist keine Dokumententinte. Handelsübliche Drucker, die die meisten von uns daheim haben, drucken also nicht dokumentenecht. Achten sie deshalb auch bei Druckertinten bzw. beim Drucker selbst auf Norm ISO 12757-2.
Was gibt es beim Papier zur Dokumentenechtheit zu beachten?
Bei Papier spricht man nicht von Dokumentenechtheit, sondern Archivfähigkeit. Ob die Schrift auf dem Papier erhalten bleibt, hängt ganz primär vom Schreibgerät ab. Alle dokumentenechte Tinte nützt aber nicht viel, wenn das Papier rasch vergilbt oder gar anfängt zu zerfallen oder das Schreibmedium nicht gut aufnimmt.
Die Archivfähigkeit von Papier bestimmen ISO EN 6738 und ISO EN 9706. Papiere, die eine dieser Normen erfüllen, sind bei trockener Lagerung 200 Jahre archivfähig.
Bewahrt man sie jedoch in Klarsichthüllen auf, sollte man Polyvinylchlorid-freie Hüllen (Polyvinylchlorid = PVC) aus Polypropylen (PP) verwenden, weil Weich-PVC Weichmacher ausdünstet, die selbst dokumentenechte Tinten beschädigen können, und Hart-PVC sehr brüchig ist.
Welche Konsequenzen hat es, wenn ein wichtiges Dokument nicht mit dokumentenechter Tinte unterzeichnet wurde?
§ 31 NachwV spricht zwar von „dauerhafter Schrift“, doch letztlich besagen er und ähnliche Verordnungen, dass ein nicht mit dokumentenechten Schreibmedien angefertigtes, ausgefülltes oder unterschriebenes Dokument rechtlich nicht bindend ist, weil es abgeändert worden sein könnte.
Vor allem besteht aber dann ein Problem, wenn die Schrift zwar nicht radierbar oder löslich ist, also nicht spurlos abgeändert werden kann, aber durch äußere Einflüsse unleserlich gemacht wurde. Ein Dokument, was nicht mehr lesbar ist, ist wenig überraschend auch nicht rechtlich bindend.
Wobei die bloße Unterzeichnung nicht immer ausreicht. So muss etwa ein nicht notariell beglaubigtes Testament vollständig handschriftlich und mit einem dokumentenechten Stift angefertigt worden sein.
